【ペーパーレス取り組みご報告】

当店で実施したペーパーレス取り組み

以前ブログで記事にしたペーパーレスの取り組みに関して、実現した事象についてご紹介いたします。SDGsのささやかな取り組みでもあります。

■実施した取り組み

ご来店記録をデジタル化

ご来店記録をデジタル化し、アイパッドで直接入力できるようにいたしました。

きいちゃん

手書きで入力されるとどうなるの？

すとーんくん

アイパッドが手書き文字を判別して変換してくれるよ。字が汚い僕でも大丈夫だったよ👌

会員登録申請書廃止

会員登録の申請を行う用紙を廃止し、アイパッドで直接入力できるようにいたしました。

以前は指定の用紙に必要事項を記入してもらいました。

iPadに直接入力いただけます。ペン、キーボードどちらでも慣れている方法でご入力いただけます。入力が手間というお客様はスタッフが入力するので大丈夫です😊

きいちゃん

いっぱい入力しなければならないの？

すとーんくん

必要項目を再考して簡素化したよ。

課題帳は繰り返し利用可能に

以前はキッズ講習会などで設定した課題は都度プリントアウトしていました。

現在はウォール印刷したものをラミネートした上にマーカーで課題を記入しています。アプリ登録後にマーカーを消して繰り返し使えるようにして紙の使用は最低限に抑えました。

デジタル会員証活用

ペーパーレスではありませんがプラスチック削減の取り組みです。

以前はカードタイプの会員証をご利用いただいておりました。

カードタイプとアプリ会員証を選択できます。アプリ会員証は紛失することはありません。

きいちゃん

アプリでは他に何が出来るの？

すとーんくん

来店ごとにスタンプをためられるよ。スタンプが貯まるとお得な割引クーポンが発行されるよ

告知資料はサイネージを活用

告知、掲示用チラシはサイネージを活用して掲示するようにいたしました。数種類の告知資料を切り替えて表示します。

きいちゃん

どんな風に掲示されるの？

すとーんくん

設定した時間ごとに表示が切り替わるようにしてあるよ。一台のサイネージで何種類もの告知資料を表示できるよ

提出資料のデジタル化

外部へ提出する資料は可能な限りデジタル化します。

スキャナーで読み込んでPDFへ変換し、必要事項を入力してメールなどで提出という流れになります。

たしかに手間は増えますが、字が下手な私にとっては手書きで提出するより、積極的に活用したいと思える方法です。

ただし、請求書や納品書など、経理に係るものは事前に先方にデジタルベースでの提出可否について確認をしておく必要があります。

きいちゃん

それって、電子データを先方でプリントアウトして紙面で保存してねってことじゃない？

すとーんくん

その通り。痛いとこつくね💦 経理書類電子OKの時代を先取りした施策ではあります😓

裏紙の再利用

どうしても紙を使わなければならないときがある場合は、不要となった文章の裏紙を積極的に活用いたします。

きいちゃん

裏紙なんで情報漏えい気をつけてね。

すとーんくん

うん。プライバシーや情報漏えいも可能性がある資料は再利用しないよ。

■削減効果

• 以前に比べて8割以上のペーパーレスを実現いたしました。
• コピー用紙の購入サイクルが伸びました。次の購入がどれほど先になるのかわかりません。プリンターのインクカートリッジも同様です。

■まとめ

プリンターの不調をきっかけに始めたペーパーレスの取り組みで、結果的に業務の見直しを行うことができ、非常に有意義だったといえます。大きな会社となれば、いろいろな要素が絡んでくるので、取り組むこと自体大変だろうなと思いました。

しかし、ペーパーレスを実施したとしても燃えるゴミの袋に紙のゴミは溜まります。そして、経理データは電子化が進んでいるとはいえ、紙面での記録・保存が義務化されているのが現状です。

また、電子化を推進することで紙資源は減ったとしても電子媒体の記録には電力とデジタル機器が必要となります。また、データ量の増加に伴い、インフラ整備・運用に資源が投資されエネルギーが消費されることになります。なかなか難しいところですね☺

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